SUMMARY CASE STUDY : A TAXONOMY OF KNOWLEDGE MANAGEMENT SOFTWARE TOOLS ORIGINS AND APPLICATIONS

 Alat manajemen pengetahuan harus memperhitungkan bahwa pengetahuan adalah cairan campuran frame pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli, yang menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Sumber pengetahuan dan diterapkan di benak individu dan sering menjadi tertanam dalam dokumen atau repositori, rutinitas, proses, dan praktik organisasi.

Pada dasarnya, tidak ada alat manajemen pengetahuan berdiri sendiri, alat manajemen pengetahuan hanya dapat dipahami dalam konteks di mana mereka digunakan dan metodologi yang mendukung mereka. Jika fokus terlalu banyak pada alat-alat manajemen pengetahuan maka kita dapat menggambarkan pengetahuan itu sendiri, karena ada berbagai jenis pengetahuan dalam individu atau organisasi dan kekayaan pengetahuan ini bisa hilang jika kita menempatkan terlalu banyak penekanan pada satu jenis tertentu pengetahuan atau pengetahuan budaya, karena ini cenderung `tidak ada hasil yang keluar’ dari pengetahuan individu atau organisasi dan meninggalkan mereka rentan kompetitif (pengetahuan memiliki kehidupan rak terbatas).

Classification of Knowledge Management Tools : 

1. Intranets
2. Web Portals
3. Content Management
4. Document Management Systems
5. Information Retrieval Engines
6. Relational and Object Databases
7. Electronic Publishing Systems
8. Groupware
9. Workflow Systems
10. Push Technologies
11. Agents
12. Help-Desk Applications
13. Customer Relationship Management
14. Data Warehousing
15. Data Mining
16. Business Process Re-Engineering
17. Knowledge Creation Applications

Meskipun beberapa pekerjaan telah dilakukan berkaitan dengan Manajemen Pengetahuan evaluasi alat dan klasifikasi (Angus, Patel, & Harty, 1998; Jackson, 1999; Ruggles, 1997; Wensley, 2000) tampaknya menjadi inits bayi. Jackson (1999) dan Ruggles (1997) telah mengambil setiap kegiatan Manajemen Pengetahuan dan dibagi mereka lebih lanjut. Misalnya, Ruggles (1997) menyatakan bahwa Pengetahuan Generation membutuhkan alat-alat yang memungkinkan akuisisi, sintesis, dan penciptaan pengetahuan. (Apa pun yang mendorong individu untuk berpikir di luar batas-batas mereka saat ini dapat dianggap alat tersebut.)

Jackson (1999) membagi komunikasi ke dalam keputusan berbagi, kolaborasi, dan kelompok. Angus et al. (1998) juga sub-dibagi empat kegiatan Manajemen Pengetahuan diidentifikasi oleh Angus dan Patel (1998) dan menggunakannya untuk mengevaluasi lima alat Manajemen Pengetahuan.

Ruggles (1997) menyatakan bahwa Pengetahuan Kodifikasi adalah penangkapan dan representasi pengetahuan, sehingga dapat diakses dan digunakan kembali, baik oleh individu atau oleh suatu organisasi dan ditransfer. Sedangkan Angus et al. (1998) percaya bahwa setelah pengetahuan `dikumpulkan, proses pengorganisasian dan perbaikan berlangsung, yang mencakup kegiatan seperti Cataloguing, Filtering, Menghubungkan, Indexing, mengkontekstualisasikan, Pertambangan, Memproyeksikan, Memadatkan dan Berkolaborasi dan Transfer Pengetahuan melibatkan gerakan pengetahuan dari satu lokasi ke lokasi lain dan penyerapan selanjutnya.

Ruggles (1997) telah diklasifikasikan hanya sejumlah alat Manajemen Pengetahuan sesuai dengan kegiatan Manajemen Pengetahuan primer tanpa menjelaskan teknik yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.

Jackson (1999) menyelidiki 59 alat Manajemen Pengetahuan selama 12 bulan. Dia diperiksa baik soft-ware dan teknologi pendekatan untuk manajemen pengetahuan. Hal ini mengakibatkan penyelidikan kualitatif produk mulai dari teknologi komponen kecil seperti mesin pencari untuk sistem groupware komersial besar.

Dokumen sistem manajemen

Menurut InformationWeek, sistem manajemen dokumen menggunakan kegiatan-kegiatan berikut;

• Simpan file di perpustakaan pusat.
• Kendalikan akses ke file baik untuk tujuan keamanan dan kebutuhan kolaborasi.
• Menjaga audit aktivitas dan perubahan dalam dokumen yang dikelola.
• Cari dokumen di kedua isi atau istilah indeks.

Sampai saat ini, sistem manajemen dokumen yang dirancang di sekitar mahal, klien peranti lunak sangat fungsional disediakan untuk kritis, aplikasi high-return. Tetapi dengan munculnya Internet, manajemen dokumen dapat digunakan lebih mudah dan lebih terjangkau.

Sekarang, di samping sistem client / server tradisional, manajemen dokumen dapat termasuk klien berbasis browser, untuk pengguna yang mungkin hanya perlu fungsi dasar. Selain itu, perusahaan yang membeli ke manajemen dokumen dalam segala bentuknya cepat, dari penyebaran macam aplikasi bisnis umum instalasi sempit yang kritis (InformationWeek, 20 Oktober 1997). Sistem ini terutama digunakan dalam pengumpulan, penyimpanan, dan distribusi artefak pengetahuan yang terkandung dalam suatu organisasi. Banyak dari sistem ini ditiru kertas dan perpustakaan sistem. Fitur canggih sistem manajemen dokumen menyediakan kontrol versi, otentikasi, dan terjemahan.

SUMMARY CASE STUDY : KNOWLEDGE MANAGEMENT TECHNOLOGIES AND CASE STUDY LOTUS NOTES APPLICATION

TeamRoom adalah aplikasi Lotus Notes yang dirancang untuk mendukung proses yang membantu orang untuk bekerja bersama-sama. Perangkat lunak ini tidak menciptakan kesadaran akan tujuan bersama, bahasa yang umum, fokus dan dorongan yang membuat tim yang efektif yang produktif. Tapi dengan menanamkan teknologi ini template untuk banyak praktek-praktek dasar “baik teaming”. TeamRoom memfasilitasi pengembangan penciptaan dan proses berkelanjutan dan praktek yang umum untuk tim yang berkinerja tinggi.

TeamRoom adalah alat untuk berbagi informasi dan kolaborasi. Namun, pekerjaan tim berbasis TeamRoom tidak berbeda secara mendasar daripada “sebelum groupware”. Dengan menciptakan konteks bersama untuk kerja tim, TeamRoom melakukan apa mungkin alat yang baik lakukan: menciptakan leverage, baik bagi individu dalam tim dan untuk tim secara keseluruhan. Karena teknologi ini dibangun di atas groupware Catatan “berbagi” platform, konteks ini lebih kaya dan leverage lebih besar dari biasanya mungkin dengan “mengirim” tool seperti Email. Catatan juga membuat duduk memungkinkan TeamRoom untuk mendukung tim yang anggotanya yang secara geografis didistribusikan, dan yang kadang-kadang tidak dapat terhubung ke jaringan komputer mereka.

Contoh pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih efisien dengan TeamRoom meliputi:

1. Meningkatkan & membahas isu-isu dan keprihatinan
2. Menciptakan (kolaboratif) produk: memo, presentasi, lainnya “kiriman”
3. Brainstorming (yang mudah-mudahan mengarah ke resolusi dan tindakan)
4. Mempersiapkan pertemuan: satu dapat hadir dan berbagi informasi dalam TeamRoom sebelum pertemuan, sehingga waktu pertemuan dapat difokuskan pada pengambilan keputusan
5. agenda pertemuan Pelacakan dan dihasilkan

TeamRoom Memberikan Manfaat KM

TeamRoom adalah generasi berikutnya dari database diskusi Catatan yang menambahkan struktur dan arah, dan dirancang untuk tim untuk datang bersama-sama dengan ruang elektronik tujuan dan komitmen, untuk berkolaborasi dengan rekan-rekan, untuk menentukan sebagai misi bersama, untuk menyimpan dan memperbarui output kerja untuk proyek tertentu yang memiliki titik akhir yang ditetapkan.

TeamRoom memungkinkan pekerjaan yang dilakukan dalam sebuah tim menjadi lebih mudah dan lebih efisien. Singkat kata dengan menyimpan knowledge yang dimiliki dalam sebuah database yang dapat diakses sewaktu-waktu. Pengumpulan data dilakukan melalui berbagai cara termasuk mendalam wawancara, partisipasi individu untuk penerapan TeamRoom dan analisis dokumen. Validitas (membangun dan konten) yang ditangani dengan menggunakan dua teknik:

1) Menggunakan sumber beberapa bukti; dan

2) ulasan oleh informan kunci. Data kualitatif dikumpulkan dari dokumen perusahaan dan wawancara dengan manajemen / mitra senior.

Lotus dan IBM bekerjasama untuk mengembangangkan solusi dalam menspesifikasikan tantangan KM. Lotus memiliki empat fitur utama KM dan satu fitur add-on product, yaitu :

Domain Search : meningkatkan kapabilitas untuk mendukung pencarian Domino database secara virtual, termasuk attachment dan file yang terdapat dalam sistem, dengan menggunakan single query.

Content Mapping : mendukung pencarian infomasi yang terorganisir dalam beberapa katagori.

Welcome Pages : membantu perancangan halaman depan dan menyimpan preference sehingga user mendapatkan informasi dengan cepat dan efektif.

TeamRoom : database terstruktur yang ditujukan untuk keperluan berdiskusi dengan berfokus pada teamwork yang berorientasi project.

Lotus Sametime : meningkatkan keuntungan network based, real time communication dan kolaborasi.