–Introduction–

The American Water Works Association Research Foundation (AwwaRF ) dan Water Environment Research Foundation (WERF) mendanai sebuah proyek penelitian yang berjudul “ Succession Planning for a Vital Workforce in the Information Age “. Penelitian ini dimulai pada Januari 2003. Penelitian ini didorong oleh sejumlah faktor yang beragam , meliputi :

• Demografi tenaga kerja yang saat ini diharapkan dapat mengakibatkan hilangnya angka yang cukup besar dari karyawan senior selama 10 tahun ke depan.
• Perubahan sifat yang baru, mengganti tenaga kerja.
• Perubahan kebutuhan pelatihan bagi karyawan baru sebagai penanaman utilitas kami menjadi lebih dan lebih otomatis
• Persiapan utilitas yang lemah sehubungan dengan manajemen pengetahuan, perencanaan suksesi dan retensi.

Suatu pendekatan untuk menangkap pentingnya tacit knowledge dalam jangka waktu yang singkat yang dikembangkan dan The Frederick County Sanitation Authority (FCSA) bercontribusi dalam usaha penelitian melalui melakukan sebuah proses knowledge studi pemetaan yang dibantu oleh anggota penelitian AwwaRF. The AwwaRF/WERF proyek mengembangkan sebuah metodelogi “ Knowledge Capture “ – yang didemonstrasikan pertama kali pada industri utilitas air dan air limbah. 2 tujuan utama dari latiahn studi pemetaan adalah untuk memetakan sumber daya kritis dan pengetahuan dan juga untuk mengidentifikasi aliran kerja yang secara langsung menambah nilai atau parameter operasi kritis. Tujuan kedua akan meningkatkan pentingnya latihan “ Knowledge Capture “ dilakukan. Latihan mengungkapkan manfaat sekunder kepada otorita tidak langsung berkaitan dengan knowledge tacit selama pemetaan.

— PILOT STUDY —

Tujuan dari pilot study adalah untuk kunci memetakan proses utiliti, menangkap proses kritikal pengetahuan dalam proses-proses tersebut, berbagi knowledge tacit, mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan, dan mempersiapkan dasar bagi penangkapan pengetahuan masa depan dan diseminasi. Dalam mempersiapkan pertemuan tersebut, staff Black and Veatch menyiapkan taksonomi pengobatan dan distribusi / koleksi komponen dan proses yang akan digunakan untuk menerapkan pemetaan pengetahuan untuk mendapatkan informasi. Contohnya, Pengetahuan yang sudah jelas akan diambil, termasuk metode penghitungan atau analisis, kriteria keputusan, proses prestasi kerja atau kordinasi, pengalaman dan hubungan dengan pemasok lokal dan kontraktor, pengalaman dengan situasi masa lalu, dan pengetahuan tentang kemampuan dan batas.

Pendekatan untuk Pilot Study terdiri dari :

• Identifikasi proses-proses
• Identifikasi proses kritikal
• Failure Modes and Effect Analysis (FMEA)
• Knowledge mapping

— Identifikasi proses —

Sebelum situs kunjungan untuk Frederick County Sanitation Authority, upaya yang dilakukan untuk mengidentifikasi semua O & M proses yang terlibat dalam operasi air dan utilitas air limbah. Kami mengantisipasi bahwa air dan utilitas air limbah akan memiliki 800 dan 1000 proses yang terlibat dalam O & M, mesin, kegiatan manajerial dan aktivitas administrasi. Dari sudut pandang knowledge capture, tidak semua proses ini berisiko tinggi dari hilangnya sudut pandang knowledge tacit.

— FMEA—

Failure Modes and Effect Analysis (FMEA) menggunakan satu set berbeda dari kriteria kritis :

• Dampak dari peristiwa kegagalan,termasuk tingkat parah efek kegagalan.
• Frekuensi kejadian yang diharapkan
• Kemungkinan bahwa sistem akan mendeteksi penyebab atau kegagalan modus jika terjadi.

FMEA adalah metode yang digunakan untuk mengevaluasi dampak dari peristiwa kegagalan, termasuk tingkat parah efek kegagalan, frekuensi yang diharapkan terjadi, dan kemungkinan sistem akan mendeteksi penyebab atau kegagalan modus jika terjadi. Awalnya, proses invidual yang melebihi RPN “ 120 “ menjadi sasaran pemeriksa lebih lanjut untuk mengeksplorasi dan menangkap knowledge tacit yang diperlukan untuk menanggapi kegagalan. Pengalaman yang lebih banyak dengan proses evaluasi akan menyempurnakan RPN untuk mengatasi langkah-langkah proses yang lebih kritis. Upaya tim kerja mengakibatkan 4 proses pemetaan disiapkan :

• Back up : penyebab mainline
• Masalah layanan / restorasi : Diameter sama atau lebih besar dari 16
• WWTP General : Kebakaran, Banjir dan Kerusakan badai.
• WTP Operation : Kontrol Manual

— Knowledge Mapping—

Untuk membuat peta pengetahuan, beberapa parameter dasar yang berkaitan dengan “ proses “ harus didefinisikan, ini termasuk :

• Proses Output
• Pengguna Output
• Orang yang bertanggung jawab dalam proses
• Pekerja dalam proses
• Stakeholder atau pihak yang berkepentingan dalam proses
• Awal dan akhir dari proses
• Karakteristik kualitas proses

Knowledge Map dikandung menjadi sebuah diagram alur dengan semua langkah keputusan yang tepat dan rute aliran alternatif yang tergabung dalam grafik. Menganalisa flowchart untuk komponen pengetahuan yang terlibat, menentukan data dan sumbernya, alat, peralatan, pengetahuan yang terlibat, sumber pengetahuan, dan ketrampilan yang terlibat. Empat bidang utama diidentifikasi untuk pemetaan pengetahuan dan capture sebelum lokakarya. Ini termasuk pengumpulan air limbah, distribusi air, pengolahan air limbah dan pengolahan air. Beberapa kategori utama dalam setiap proses masih dipertimbangkan untuk pemetaan.

—Results—

1. Standard Operating Procedures: Fokus lokakarya awalnya merupakan kejadian ekstrem dengan dampak jarang namun signifikan. Ini berasal dari intuisi bahwa operasi dan prosedur rutin yang baik dipetakan dengan knowledge tacit minimal akan diambil karena peristiwa-peristiwa ditangani secara sering atau biasa. Namun, dalam mendefinisikan proses dan langkah-langkah untuk mengatasi situasi tersebut jelas perlu rutin, tetapi fungsi penting dari sudut pandang kinerja karyawan dan layanan pelanggan, tidak baik,menurut prosedur operasi standar saat ini (SOP).

 

2. Manajemen Informasi: knowledge tacit yang penting merupakan hal yang unik dengan banyak anggota tim yang berasal dari pengalaman-pengalaman sebelumnya, baik dan buruk, di lapangan atau di pabrik pengolahan. Dengan manajemen yang sukses, fokusnya adalah pada karyawan yang mendekati masa pensiun. Setiap anggota tim kerja, terlepas dari posisi mereka, mempertahankan sebuah diary pribadi atau log. Dalam buku harian itu beberapa knowledge tacit akan diambil. Selain itu, untuk fasilitas seperti stasiun pompa air limbah, log terpisah dipertahankan di stasiun pompa mendokumentasikan peristiwa baik rutin dan tidak biasa, bersama dengan jadwal PM dan peralatan lainnya

 

3. Dokumentasi: Pekerjaan dicatat setiap hari dalam perintah kerja yang disiapkan secara manual. Nomor perintah kerja tidak unik dan dari diri mereka sendiri dan mereka diajukan per bulan dan tahun untuk distribusi / inspeksi pengumpulan dan perbaikan. Jika catatan elektronik dari pelanggan, sejarah segmen saluran pembuangan atau segmen air  yang dipelihara dan tersedia dengan pengirim pekerjaan, respon lapangan yang lebih efisien dan lengkap dapat diterapkan oleh staf berikutnya dalam menyelesaikan masalah.

 

4. Sistem Informasi Geografis (GIS): Direktur utiliti mengakui bahwa pemikirannya sebelumnya tentang bagaimana untuk mengatasi masalah ini telah berfokus pada teknologi GIS. Berpikir ia menunjukkan bahwa ia sekarang melihat nilai dalam pendekatan yang terintegrasi dan solusi teknologi dengan orang-orang dan proses yang berbasis dan analisis.

 

—Observation—

Tujuan dari workshop ini adalah untuk memetakan sumber daya kritis dan pengetahuan dan mengidentifikasi alur kerja yang memberikan nilai tambah atau alamat parameter operasi kritis. Namun, ada sejumlah pengamatan yang dikembangkan sebagai hasil yang tidak terlihat.pengamatan ini meliputi baik proses dan substansi atau hasil dan mencakup :

1. Ukuran Tim: Proses bekerja dengan tim dari 4 anggota dan pemimpin tim. Semakin dalam proses itu kadang-kadang membosankan. Jelas peran antara tim muncul dalam aliran pemetaan dan penangkapan pengetahuan.

 

2. Risiko Nomor Profil: Skor RPN senilai “120” sebagai nilai ambang dapat disesuaikan atas atau bawah untuk meningkatkan sensitivitas langkah-langkah tindakan. Dalam kasus sistem distribusi analisis istirahat / kebocoran,skor “120” tidak tercapai di salah satu langkah-langkah proses diidentifikasi.

 

3. Sumber Pengetahuan: Dasar informasi yang dipetakan proses pengetahuan yang utama tinggal dengan pemilik proses dan dilengkapi dengan berbagai derajat oleh anggota tim.

 

4. Kritis Knowledge Tacit: Pengetahuan tacit yang paling penting tampaknya muncul di kunci langkah-langkah keputusan , “triage” dari masalah atau langkah keputusan dimana respon apa untuk mulai dan pengetahuan tacit yang terlibat. SOP akan memberikan dokumentasi untuk banyak situasi lain yang lebih rutin ditemui.

 

5. Tingkat Rincian: Proses bekerja terbaik ketika tim menghindari detail yang berlebihan dalam komponen pemetaan proses workshop. Sebuah garis pedoman yang muncul adalah 15-18 langkah-langkah proses dan poin keputusan yang dihasilkan cukup rinci untuk memulai proses

 

6. Peran Fasilitator: Hal ini berguna untuk memiliki fasilitator yang memiliki pengetahuan mendalam tentang proses pemetaan dan alat-alat knowledge capture tetapi tidak memiliki saham langsung dalam pelaksanaan proses utilitas.

 

7. Peran Teknologi dan Sistem: Meskipun proses knowledge capturer yang digunakan berpusat pada pengetahuan masyarakat, pasti akan berguna untuk memiliki sumber daya teknologi sistem / informasi yang tersedia dengan pengetahuan tentang sistem FCSA.

 

8. Peran Manajemen: knowledge capture membutuhkan keterbukaan tentang kelemahan dan kesenjangan dalam pelaksanaan proses. Meskipun keberadaan Utility Direktur tidak menghalangi bahwa keterusterangan dalam kasus ini, sebagai pedoman umum, itu akan menjadi produktif untuk mempertanyakan apakah manajemen senior harus hadir ketika operator diminta untuk berterus terang tentang mode kegagalan dan penyebab kegagalan.

 

9. Rapat Persiapan: Operator harus diberitahu di depan bahwa pemetaan proses adalah untuk meningkatkan operasi dari proses mereka dan bukan merupakan upaya untuk menyalahkan atau tanggung jawab untuk setiap sistem yang ada atau maupun kekurangan prosedural.

—Conclusions—

Awalnya, manfaat yang diharapkan akan menjadi kemampuan untuk menerapkan  proses knowledge capture untuk peristiwa yang terjadinya ekstrim atau terbatas (misalnya, banjir, kekeringan), yang merupakan jenis situasi dimana operator yang berpengalaman atau lapangan pengawas mungkin temui. Pengetahuan yang kemudian dapat ditransfer untuk membantu dalam menyelesaikan kejadian masa depan. Namun, peristiwa rutin di mana pengalaman sehari-hari ditangkap terutama dalam log tertulis atau buku harian yang lebih biasanya ditangkap oleh proses pengetahuan ini. “Last mile” atau kesenjangan yang lebih kecil dari pengetahuandan di luar rutinitas kemudian bisa ditargetkan untuk menangkap knowledge tacit.

 

Pengetahuan Pemetaan dan Tangkap proses yang digunakan di FCSA menyediakan pendekatan terstruktur untuk masalah amorf. Perangkat tampaknya bekerja dengan baik setelah kelompok telah naik kurva dan menjadi lebih nyaman dengan fasilitator dan proses. Salah satu indikator dari nilai proses adalah bahwa FCSA pengawas sangat ingin menerima salinan dokumentasi proses yang dihasilkan selama workshop.

Case Download Link :  Knowledge Capture A Case Study of the Frederick County Sanitation Authority WEFTEC05